Hur man gör ett Gantt-schema i Excel

Gantt-schema är en typ av flödesschema som används i projektledning för att beskriva ett projekts olika faser. Det är en grafisk illustration, en typ av diagram, som visar ett projekts fortgång och beroenden mellan olika projektdelar eller faser.

Här får du veta grunderna med ett Gantt-schema och en detaljerad steg-steg-för-steg-instruktion i hur du kan göra ditt eget Gant-schema i Excel. I slutet finns även en film som visar hela processen samt en möjlighet att ladda ner mitt Excelexempel. Du får även lästips på vidare fördjupning i projektledning.

Vad är ett Gantt-schema

Ett Gantt-scheman (eller Gantt-diagram) är ett visuellt verktyg för att visa schemalagda och faktiska framsteg för projekt. Schemat kan se väldigt olika ut, men det brukar åtminstone innehålla en lista över aktiviteter som skall genomföras och en horisontell tidsaxel som visar när olika aktiviteter skall starta och sluta – ofta i form av en liggande stapel för varje aktivitet. Man kan även lägga till en möjlighet att vid varje önskad tidpunkt visa hur långt (% av färdig) varje aktivitet ar kommit. Aktiviteterna kan ha kopplingar (t.ex. att en aktivitet bara kan starta när en annan aktivitet är slutförd). I schemat brukar man också tydligt ange vem som är ansvarig för varje aktivitet.

Vem uppfann Gantt-schemat?

Gantt-schemat har fått sitt namn från Henry Gantt (1861-1919) en maskiningenjör, managementkonsult och industrirådgivare. Henry Laurence Gantt utvecklade Gantt-schemat omkring 1910–1915. Bland annat presenterade han metoden i boken ”Organizing for work” (New York: Harcourt, Brace and Howe, 1919). Boken kom för övrigt ut samma år som han dog.

Men man kan inte säga att det var Gantt som uppfann Gantt-schemat. Snarare var det han som gjorde det känt. Annars brukar polacken Karol Adamiecki vara den som först introducerade detta sätt att visuellt planera projekt (1886), fast han kallade det för harmonogram och det var först 1931 som han publicerade sina idéer, och då enbart på polska – vilket ytterligare försvårade möjligheten till spridning och erkännande av hans bidrag. Det är ju inte alltid den som är uppfinnaren som får äran – utan den som är bäst på marknadsföring… och i detta fall var det Henry Gantt.

Henry Gantt utvecklade schemat som ett visuellt verktyg för att visa schemalagda och faktiska framsteg för projekt. Det accepterades snabbt som ett viktigt projekthanteringsverktyg och användes till exempel när Hooverdammen byggdes (1931-36). Än idag har Gantt-schemat stor betydelse för projektplanering.

Så gör du ett Gantt-schema i Excel – steg för steg

Det finns mänga sätt att göra ett Gannt-schema i Excel och jag tänkte i denna blogg och i några filmer visa ett antal varianter. Först lite enklare och senare lite svårare. Det schema jag gör först är detta:

Ett enkelt Gantt-schema i Excel för projektplanering

Det här är en enklare form av Gantt-schema som t.ex. skulle fungera för att visualisera stegen i en uppsatsprocess eller en köksrenovering. Det går att göra dem ännu mer avancerade, men det kan vara bra att börja med detta. För även om Gnatt-schemat är en enklare form så kan man inte säga att diagrammet som sådan är enkelt. Det är snarare ett exempel på hur man kan göra ett avancerat diagram i Excel. Jag kommer som sagt att utveckla detta mer och ge fler exempel (om det verkar som mitt inlägg uppskattas -med positiva kommentarer och tummar upp). Just nu ar jag några länkar i slutet till andra som exempel som kan hjälpa dig att utveckla ditt diagram ännu mer.

Steg 1: Gör en tabell som underlag för ditt Gannt-schema

Det första man behöver göra är en tabell som själva schemat (eller diagrammet) skall byggas på.

Jag skriver in fem kolumnrubriker:

• Aktivitet:
• Startdatum
• Dagar att slutföra
• Slutdatum

Aktiviteter

En aktivitet är en uppgift som måste genomföras för att projektet skall kunna slutföras. Aktiviteterna bör inte vara allt för långa. De skall vara tydliga – t.ex. skriv ”litteratursökning” istället för ”gå till biblioteket”. Använd tydliga verb (skapa, definiera, rita) snarare än (försöka, kommer att).

Bryt om möjligt, eller vid behov, ner aktivteerna till delmål eller milstolpar. Om t.ex. huset skall målas så kan varje vägg vara en milstolpe. Milstolparna är viktiga för att tidigt kunna bedöma om tidsplanen kommer att hålla.

Försök identifiera i vilken ordning aktiviteterna kommer att genomföras. Om flera avdelningar arbetar med samma projekt kan kanske vissa delar utföras parallellt.

Startdatum

Startdatum skall skrivas in i ett korrekt datumformat, t.ex. ÅÅÅÅ-MM-DD.

Är du väldigt osäker på hur man räknar med datum i Excel skulle jag nästan rekommendera att du först slänger ett öga på mitt inlägg ” Räkna med datum och tid i Excel”: https://www.andersexcel.se/rakna-med-tid-excel/

Men jag gör en liten utvikning och försöker förklara det viktigaste här:

Hur Excel räknar datum

Ett datum i Excel ett serienummer som formateras som ett datum. Excels tideräkning börjar t.ex. den 1/1 1900 och det motsvaras av serienumret 1. Varje nytt dygn adderar ett heltal. Den 2/1 1900 är serienummer 2, Den 3/1 1900 är serienummer 2 och så vidare.

2019-01-14 är serienumret 43844. Den 14:e januari 2020 inträffade således 43844 dagar efter den 1/1 1900.

Anledningen till denna krånglighet är att datum är besvärliga rent matematiskt. Ett år är 365 dagar (för det mesta), en månad kan vara 28, 29, 30 eller 31 dagar, det går 12 månader på ett år. Allt detta skulle göra det svårt för Excel att räkna med datum – om man inte har något system – och serienumren löser detta problem. Helt plötsligt kan vi räkna antal dagar mellan två datum trots att de både går över månader och år.

Datumformat

Excel klarar av att förstå många olika datumformat. Du kan skriva ÅÅÅÅ-MM-DD (t.ex. 2019-04-10) eller M/DD (t.ex. 4/10) eller M-DD (t.ex. 4-10) – i alla fall så tolkar Excel detta som den 10:e april (via serienumret 43565).

Känns detta resonemang väldigt konstigt så rekomederar jag att du tar en liten paus och ser min film om grunderna i att räkna med tid: https://youtu.be/lw3cnY0nf1I

Dagar att slutföra

Här uppskattar man hur många dagar varje aktivitet tar. Uppskatta hur lång tid varje aktivitet kommer att ta och lägg på tillräckligt med marginal. Att dubblera den tid man tror är inte sällan en bra utgångspunkt.

I min forskning har jag ibland stött på begreppet Pi-faktorn. När en investerare läser en affärsplan och ser entreprenörens tidsplanering så är det en del som multiplicerar tiden med Pi (3,14). Om man fortfarande kan räkna hem en investering, även om projektet tar tre gånger så lång tid att genomföra, så är det ett bra projekt.

Slutdatum

Slutdatum är inget vi skriver in manuellt. Tack vare Excels serienummersystem går det lätt att räkna ut slutdatum med en formel. Vi gör det helt enkelt bara med formeln =[Startdatum] + [Dagar att slutföra]. I mitt exempel (se tabellen nedan) blir det =C6+D6.

Om vi vill exkludera helger från beräkningen kan vi använda funktionen ARBETSDAGAR. Funktionen ARBETSDAGAR returnerar ett tal som motsvarar ett datum som är antalet arbetsdagar före eller efter datumet (startdatumet)

Arbetsdagar utesluter lördag och söndag och andra dagar som räknas som lördag eller söndag. ARBETSDAG har syntaxen ARBETSDAG(startdatum; dagar; [lediga]). I det sista argumentet kan man hänvisa till en lista med datum som är lediga (t.ex. allmänna helgdagar).

I detta fall utesluter jag dock lediga datum och använder bara funktionen =ARBETSDAGAR(C6;D6)

Formatera tabellen

Det sista som görs med tabellen är att jag formaterar den för att den skall bli snyggare, men också för att den blir lättare att hantera i diagrammet, t.ex. kan man sedan lägga till nya aktiviteter och tabell och diagram uppdateras automatiskt.

Man formaterar tabellen via kommandot Formatera som tabell i Starfliken eller med kortkommandot Ctrl+T (för en mac: ⌃ + T).

Välj ett format som du tycker är snyggt. Det spelar inte någon roll vilket.

Eter att jag formaterat tabellen så stänger jag av filterknapparna. De ä inga som behövs i tabellen: Fliken Data, grupp Sortera och filtrera, tryck på knappen Filtrera.

Min tabell ser nu ut så här:

Steg 2: Skapa ett liggande stapeldiagram

Nu är det dags att göra börja göra det diagram som skall bli själva Gantt-schemat. Det finns inget färdigt format för detta utan man får börja med en diagramtyp som man sedan gör justeringar i.

Markera tabellen. Har du formaterat tabellen räcker det med att en cell i diagrammet är markerat.

Infoga sedan ett liggande stapeldiagram med formatet: 2D-liggande, ”Staplad liggande stapel” (fliken Infoga – Grupp Diagram – Infoga stapeldiagram – Staplad liggande stapel.

Diagrammet kommer vara väldigt långt ifrån hur det färdiga Gantt-schemat kommer att se ut, men det är nu man börjar trolla… Eller formatera diagrammet…

Steg 3: Formatera den vågräta (värde) axeln

Ser man skalan på axeln så börjar den nu vid 1900-01-01 (det vill säga serienummer 1) och slutar långt senare 2073-10-14.

Det första vi skall göra är att ändra skalan så att den börjar vid vårt projekts startdatum och att den slutar vid projektets slutdatum.

Ett problem med detta är att det värde vi kan skriva in som minimum och maximum för axlarnas gränser måste vara tal. Man kan inte skriva in datum. Men om vi skriver in serienumret för startdatum och slutdatum så fungerar det.

Så det första vi skall göra, innan vi går till inställningarna för axlarna, är att ta reda på vilka serienummer som startdatumet (i vårt exempel 2020-01-14) och vårt slutdatum (2020-02-12).

Detta gör vi enklast genom att kopiera startdatumet och klistra in det som värde i en tom cell. Du klistrar in som värde t.ex. genom att högerklicka och välja Värde under inklistringsalternativ.

När i gjort det ser vi att 2020-01-14 motsvaras av serienumret 43844 och vårt slutdatum 2020-02-12 är det samma som serienumret 43844.

Nu kan vi ändra inställningarna för axelns minimi- och maximi-gränser.

Peka på de vågräta axeln (med datum), notera att du får den lilla informationsrutan dyker upp som indikerar att det är Vågrät (väde) axel som du pekar på. Högerklicka och välj Formatera axel.

I panelen till höger som dyker upp kan du där i Alternativ för axel skriva in nya gränser för minimum (43844) och maximum (43844). När du sedan klickar på diagrammet så kommer skalorna ändras och du börjar få ett diagram där den mittersta stapeln börjat ta formen av ett Gantt-schema.

Steg 4: Ändra layouten på diagrammet

I detta skede kan det vara läge att ändra på grundlayouten. I och med att layouten påverkar vad som visas så är det bra at göra dessa justeringar nu.

Exakt hur dessa ser ut kan skilja sig mellan olika versioner av Excel. Så välj bara det du tycker passar – om du överhuvudtaget tycker att man behöver ändra från grundformatet.

I fliken Design – Diagramformat kan du välja på en massa olika färdiga format. Vill du ha något speciellt kan man alltid justera detta sedan.

Jag väljer Format 4. Det kan vara bra att ha ett format där datumen syns på axeln.

Två detaljer i utseendet som har att göra med axlarna är att 1) Aktivitet A kommer längst ner – fast det borde vara mer logiskt att den kommer högst upp. 2) Stödlinjer och datumformat ser lite klumpigt ut. Vi justerar dessa.

Värden i omvänd ordning

Högerklicka på Lodrät (Kategori) axel – den med aktiviteter – och välj Formatera axel. I panelen till höger, under Axelläge bockar du för Kategorier i omvänd ordning.

Under Vågrät axel korsar markerar du Vid maxkategori.

Nu skall aktiviteterna börja från aktivitet A högst upp och den vågräta axeln med datum ligger fortfarande längst ner i diagrammet.

Ändra daumformat på vågrät axel

Formatet ÅÅÅÅ-MM-DD på varje datum blir ett väldigt skrymmande format. T.ex. kan det i vissa fall vara onödigt at året skall visas. Detta ändrar vi så här:

Högerklicka på den liggande vågräta (värde) axeln och välj Formatera Axel.

I panelen för Alternativ för axel så går du till Tal (längst ner i panelen).

I rutan för Formatkod står det ÅÅÅÅ-MM-DD. Ändra detta till D/M och klicka på lägg till. Nu kommer datumen istället visas som 14/1, 19/1 osv. Mycket mer kompakt.

Justera stödlinjer linjer för huvudskala och delskalor

I diagrammet finns stödlinjer för huvudskala som ligger med 5 enheters mellanrum. Detta kan vi ändra så att de istället ligger med 7 enheters mellanrum och att vi på så sätt får en linje för varje vecka (7 dagar).

I samma panel som tidigare (dvs Alternativ för axel), under där vi tidigare ändrade max- och min värden kan man ändra Enheter för Huvudenhet från 5,0 till 7.

Sen kan du stänga panelen genom att klicka i krysset högst upp till höger.

Dölj alla staplar utom de för aktiviteterna

Vi kan inte radera de staplar som vi inte vill ha i det färdiga schemat (de blå och gröna i mitt exempel). Däremot kan vi göra dem osynliga genom att ta bort fyllningsfärg och kantlinjer.

Högerklicka på någon av de blåa staplarna längst till vänster och välj Formatera dataserie. I panelen till höger klickar du på ikonen för Fyllning och linjer (färgburken). Klicka på Fyllning och välj Ingen fyllning. Klicka på Kantlinje och välj Ingen linje.

Klicka sedan på en av de gröna staplarna i diagrammet som vi också vill göra osynliga. Upprepa samma procedur för denna.

Stäng panelen (kryssrutan upp till höger).

Nu böjar vi närma oss. Vårt Gantt-schema borde se ut ungefär så här nu:

De sista justeringarna vi gör är.

Skriv in en rubrik

Klicka på texten Diagramrubrik och skriv in en text du vill ha som rubrik, t.ex. ”Gantt-schema för projektet”.

Ett tips: Om du har tänkt att lägga in detta schema i en rapport, t.ex. om du skriver en uppsas och Gantt-schemat är till för att illustrera tidsplanen för ditt uppsatsarbete., så skulle jag rekommendera att du tar bort rubriken i själva Exceldiagrammet (klicka på rubriken och tryck Delete). I rapporter lägger man oftast figur- och tabellrubriken i anslutning till texten, med ett visst format som är gemensamt i hela rapporten. Då är det lite onödigt att ett diagram har två rubriker, en i texten och en i diagrammet.

Ändra och flytta förklaringsrutan

I Förklaringsrutan finns”Startdatum” och ”Slutdatum” som inte har några staplar. Dessa kan vi ta bort. Klicka bara på ”Startdatum” så att bara den texten blir markerad och tryck Delete. Gör samma sak med ”slutdatum”.

Sen kan vi klicka i mitten av förklaringsrutan och dra den så den hamnar inuti diagrammet. Jag lägger hela rutan i diagrammets övre högra hörn.

Sen klickar jag i diagrammets rityta. Den kan vara lite svår att träffa – det finns många andra objekt i diagrammet. Men hovra runt i diagrammet tills etiketten ”rityta” dyker upp och klicka då. Då blir diagrammets rityta (ramen runt själva diagrammet) markerat och du kan dra i kanter och hörn för att maximera ytan i själva diagramområdet.

Nu är vårt Gantt-schema färdigt:

Jag hoppas att denna instruktion har hjälpt dig på något sätt. Om så är fallet så får du gärna ge den en tumme upp.

Självklart tycker jag också att du skall prenumerera på min Youtube-kanal. Om detta inlägg verkar bli populärt så kommer jag säkert med fler filmer på detta ämne.

KLICKA HÄR FÖR ATT PRENUMERERA

På min kanal på YouTube har jag en film som visar när jag gör detta schema. Jag är på gång at spela in en ny film som visar detta noggrannare (långsammare) och i nyare Excelversioner (prenumerera så du inte missar när den kommer)

Från min exempelsida kan du ladda ner Excelfilen 016_Gantt-schema.xlsx som jag använder både som underlag i denna post och i min film. I den har jag också lagt in några fler exempel på Gantt-schema i Excel som kanske kan inspirera.

Fyra populära böcker om projektledning

Gannt-schema är ett verktyg som används inom projektledning. Vill du fördjupa dig ytterligare i projektledning så kan jag rekommendera följande böcker. De här är de fyra mest populära böckerna just nu och de används på kurser i projektledning på universitet och högskolor.

1. Projektledning (Bo Tonnquist)

Projektledning har utsetts till ”Bästa lärobok på högskolenivå i företagsekonomi”, vilket bekräftar bokens pedagogiska upplägg och höga nivå. Att innehållet i boken hela tiden testas mot verkligheten är nog en av orsakerna till att den hittills varit så framgångsrik. Länk till boken.

2. Projektledning (Anette Hallin & Tina Karrbom Gustavsson)

I den här boken får du lära dig grunderna i projektledning. Du får följa de olika faserna i ett projekt, från det att projektet initieras till dess att det avslutas och utvärderas, och du får lära dig grundläggande begrepp och modeller. Länk till boken.

3. Agil projektledning (Tomas Gustavsson)

Varför blir så många projekt både längre och dyrare än planerat? Måste det bli dygnet-runt-arbete i slutet av projekt, och måste man som projektledare räkna med att uppfattas som en slavdrivare? Går det att lägga upp ett projekt så att det ger nytta omgående, och så att kunden kan ändra sina krav utan att det innebär bortslösat arbete och irritation? Agil betyder smidig och är benämningen på ett arbetssätt som vuxit fram i it-branschen och på senare år fått fäste i allt fler branscher. Många företag vittnar om större engagemang och effektivare projekt sedan man infört en agil syn på planering, förändring, ledarskap och kommunikation. Agil projektledning ger både den teoretiska stommen och praktiska tillämpningen av de agila metoderna. Länk till boken.

4. Projektledning och metoder (Sven Antvik, Håkan Sjöholm)

Projektledning och metoder innehåller de erfarna författarnas beprövade erfarenheter från projektledning inom industri och offentlig sektor samt vetenskapliga erfarenheter från universitet och högskolor. Den stödjer certifiering av projektledare enligt IPMAs och PMIs system. Boken är unik genom att den också behandlar företagsledningens styrning av projekt och projektverksamhet. Länk till boken.

(Länkarna är s.k. affiliate-länkar. Om du använder dem stöttar du andersexcel utan att det kostar dig något. Men jämför gärna priset med Adlibirs)