De 20 viktigaste kortkommandona i Excel du måste känna till!

För både Windows och Macintosh

Att använda kortkommandon i Excel är ett smart sätt att spara tid och förenkla arbetet.

Dessutom kan många av olika orsaker ha problem med att arbeta med mus, styrpinnar eller pekplattor och då kan kortkommandon rent av vara en nödvändighet för att kunna arbeta i Excel.

Har du, eller vill undvika, musarm så är kortkommandon en av de viktigaste rehabiliterande eller förebyggande åtgärderna.

En cliffhanger: För den som har svårt att använda musklick så är troligen mitt sista tips på kortkommando det absolut viktigaste…

Jag vet inte hur många kortkommandon som finns i Excel men jag gissar på några 100 och att lära sig alla är knappast realistiskt. Därför har jag här listat de 20 som jag använder mest och som kanske kan vara en realistisk mängd att börja använda. Skriv ut pdf-filen (se längst ner) och ha som en lathund tills att de sitter i ryggmärgen.

.

Skillnaden mellan kortkommandon på en PC (Windows) och på en Mac

Generellt sett så är kortkommandon för Mac mer lika än olika (t.ex. Ctrl+S i Windows är Cmd+S på en Mac). Men det finns dock en hel del skillnader som är värda att notera. Normalt så ersätter man Control-tangenten med Cmd (Command, tecknet som förekommer på skylten för ”Sevärdhet” i Sverige). Sen använder man ofta Option- eller Alt-tangenten (kan se lite olika ut på olika macar)

I några fall använder mac insättningstecken eller ”tak-tecken”, dvs ”^” där Windows använder Control-tangenten (t.ex. när man i Excel för Windows använder Ctrl+PIL så använder man i en Mac ^+PIL).

En stor skillnad mellan Windows och Mac är F-tangenterna. På en Mac används F-tangenterna för att styra datorn generellt (t.ex. ändra bildskärmens ljusstyrka eller volymkontroll). Därför måste man på en Mac hålla ner Fn-tangenten för att aktivera vissa av de funktioner som man styr med enbart F-tangenter på en Mac-dator. T.ex. Fn + F11 för att skapa ett diagram. I vissa fall har F-tangenterna ersats av helt anorlunda tangenter på en Mac, t.ex. F4 för att växla mellan absoluta och relativa referenser har på en Mac blivit Cmd+T.

Ytterligare en sak som kan komplicera för Mac-användaren är att det finns lite olika tangentbord (vanligt och utökat). på den vanliga saknas en del tangenter (Home, End, page up, page down och Delete) som kan användas för kortkommandon (t.ex. Home som på ett vanligt Mac tangentbord ersätts med Fn+bakåtpil). Det kan inledningsvis kännas förvirrande, framförallt för den som byter från Windows till Mac.

Den största skillnaden är nog att Excel (och Office) för Mac saknar möjligheten att använda menyfliks-kortkommandon med Alt-tangenten (som en s.k. Exellerator Key eller Hot Key).

På en Windows-dator kan du nå alla kommandon i alla menyflikar med Alt-tangenten, följt av bokstäver som visualiseras vid flikarna när du trycker Alt. T.ex. Alt, N, B, I för att infoga bilder (Dvs Infoga-> Bilder) eller Alt, M, S för att spåra överordnade celler i en formel. Denna möjlighet att använda Alt för menyfliks-kortkommandon finns tyvärr inte för Mac-användare. Det har pratat om att det kan dyka upp i kommande office-versioner, men så vitt jag vet har det inte hänt ännu. Lämna gärna en kommentar om du något mer om detta.

Då jag själv inte använder Mac så kan jag ibland göra misstag här. Sen har jag hört att det kan skilja sig mellan vilken typ av Macintosh-dator man har. T.ex. att man på en iMac använder fn-tangenter för vissa kortkommandon. Ser du något som inte stämmer eller som är direkt fel i denna post så skulle jag vara väldigt tacksam om du lämnar en kommentar så att jag kan förbätta denna sidas innehåll.

De tjugo bästa kortkommandona i Excel

Här tar jag upp de jag anser vara de 20 viktigaste kortkommandona som jag använder ofta. Vad om är viktigast kan naturligtvis variera beroende på hur du använder Excel. Många av dessa kortkommandon handlar om att kunna mat an in, förflytta sig och markera mer effektivt i Excel, något som jag tror är ett generellt behov för de flesta Excelanvändare.

I listan nedan kompletterar jag Windows-kortkommandot med kortkommandot för mac. Men då jag bara tillfälligtvis ”tvingas” använda mac så kan jag naturligtvis missa något. Lämna gärna en kommentar om ni ser något som inte stämmer eller behöver förtydligas.

Ett kortkommando som skrivs med ”+”, t.ex. Ctrl+1 betyder att man skall hålla ner tangenterna samtidigt. Ett kortkommando som skriva med ”,”, t.ex. Alt, A, K betyder att man trycker tangenterna sekventiellt, dvs inte samtidigt…

OBS! Om du vill veta ett kortkommando för en speciell funktion i Excel så kan du bara peka på knappen (inte trycka) då visas kortkommandot i informationsrutan.

Jag börjar med de sex mest grundläggande. Dessa är generella kortkommandon för Windows och Mac, vilket betyder att de används i de flesta program.

1. Spara: Windows: Ctrl+S, Mac: Cmd+S
2. Kopiera: Windows: Ctrl+C Mac: Cmd+C
3. Klipp ut: Windows: Ctrl+X Mac: Cmd+X
4. Klistra in: Windows: Ctrl+V Mac: Cmd+V
5. Ångra: Windows: Ctrl+Z Mac: Cmd+Z
6. Skriva ut: Windows: Ctrl + P Mac: Cmd+P

Sen till de mer Excelspecifika

7. Bläddra mellan bladflikar

Windows: Ctrl+PgDn / Pgup, Mac: Fn+⌃ + Down/Up

För att växla till nästa arbetsblad i Excel trycker du Ctrl + PgDn och för att växla till föregående blad i arbetsboken trycker du Ctrl + PgUp.

8. Växla mellan absoluta och relativa referenser i en formel

För att växla en referens från relativ till absolut kan du använda F4.

för Mac är kortkommandot Cmd+T. Här har jag dock fått uppgift om att på en iMac så sklijer det sig, där är kortkommandot för absoluta/relativa referenser fn+F4.

Markören måste stå i cellen som skall vara öppen för redigering. Första trycker på F4 förändrar från relativt till absolut. Andra trycket gör referensen relativ på kolumn men absolut på rad. Tredje trycket gör referensen absolut på kolumn Och trycker du en fjärde gång så växlar referensen tillbaka och blir helt relativ igen.

9. Autosummera

Om du har tal i en lista som du vill summera så kan du bara sätta markören över eller under det område du vill summera och klicka Alt+Shift+= så infogas SUMMA-funktion automatiskt och föreslår vilket området som skall summeras. För Mac Cmd+Shift+T

10. Formatera celler

Det här är nog ett av de kortkommandon jag använder mest. När jag gjort en beräkning så vill jag ofta formatera talen i cellerna, t.ex. med decimaler eller med en valuta.

Ctrl+1 (för Mac Cmd+1) öppnar dialogrutan formatera celler och gör det möjligt att anpassa talformatet precis som du vill ha det, t.ex. med ett valutaformat med kronor och avrundat till heltal.

11. Stanna kvar i cellen efter inmatning

När du gjort en beräkning i en cell, t.ex. summerat, och trycker Enter så vill du ofta gå tillbaka till cellen för att t.ex. formatera talen. Men när du trycker Enter så förflyttas markering till cellen nedanför, vilken innebär att du måste ta musen och klicka tillbaka i cellen du just varit i.

Med Ctrl+Enter (för Mac ⌃ + Enter) slipper du detta och stannar kvar i cellen efter inmatningen och slipper en onödig rörelse med musen.

12. Öppna cellen för redigering

Genom att trycka på tangenten F2 öppnar du upp en cell för redigering (du slipper dubbelklicka) och kan sedan göra ändringar. För Mac gäller ⌃ + U

13. Snabba förflyttningar i ett område

Med Ctrl+PIL så kan du snabbt förflytta dig runt i aktuellt område. Förflyttningen sker fram till och med sista cellen som inte är tom. För Mac gäller ⌃ + PIL

Om den aktiva cellen är på gränsen till området eller om den är en blank cell, så sker förflyttningen till näsa icke-tomma cell, eller till slutet av arbetsboken.

14. Gå till cell A1

Med Ctril+Home förflyttar man markören till cell A1, ett effektivt sätt att så att säga komma till början av sitt kalkylblad. För Mac gäller Fn+^+BAKÅTPIL

15. Markera celler effektivare

En fortsättning på kortkommandon Ctrl+PIL som bara gör en förflyttning är att använda Ctrl+Shift+PIL (för Mac ^+Shift+PIL) för att markera området man förflyttar sig över.

Det här är en ett kortkommando jag använder ofta när jag skall markera ett område för en formel, t.ex. en LETARAD-funktion eller SUMMA-funktion. Att markera ett större område går snabbt genom att hålla nere Ctrl och växla mellan högerpil och nedåtpil.

16. Gå tillbaka till första aktiva cellen i ett markerat område

Har man markerat ett stort område så tappar man lätt kontrollen över den aktiva cellen. För att snabbt gå tillbaka till den aktiva cellen i ett markerat område kan man använda Ctril+BackSpace. För Mac gäller Shift+Delete.

17. Markera alla celler i ett område

Säg att jag skulle vilja formatera hela mitt tabellområde med kantlinjer och en bakgrundsfärg. Då måsta jag först markera hela området. Med Ctrl+A markerar man alla celler i ett område.

Om du står i en tom cell så kommer Ctrl+A markera hela arbetsboken (för Mac Cmd+A) .

18. Infoga filter i en tabell

Sätt markören var som helst i ditt dataområde och använd Ctrl+Shift+L (för Mac Cmd+Shift+L) för att lägga till filterknappar.

Sen kan du använda de vanliga filtreringarna för att filtrera din lista t.ex alla som arbetar på konstruktionsavdelningen och har en lön över 30 000. För att avaktivera filtret – placera bara markören i området och tryck Ctrl+Shift+L. Ctrl+Shift+L lägger till filter och Ctrl+Shift+L tar bort det.

19. Formatera ett område till en tabell

Att formatera ett område till en formell Exceltabell innebär många fördelar. T.ex. är det enkelt att få en snygg layout, du kan använda strukturerade referenser, filtrera med filterknappar samt – inte minst om du gör en pivottabell på en tabell så får du ett dynamiskt område som expanderar automatiskt när du lägger till ny data.

Snabbast sättet att formatera ett område till en tabell är att markera en cell i området som skall bli en tabell och trycka Ctrl+T. Dialogrutan för att formatera en tabell framträder och normalt kan man bara acceptera de inställningar som föreslås och trycka Enter. För Mac gäller ⌃ + T eller Cmd+T (båda verkar fungera)

20. Kortkommandot för Alt!

Kanske det bästa kommandot som gör att du kan nå allt på tangentbordet utan att behöva memorera några kortkommandon. Tyvärr är det just detta kortkommando som inte finns i Excel för Macintosh (när jag skriver detta i alla fall).

Med Alt-tangenten aktiverar du en så kallad Hot-Key för menyflikarna och kan via det komma år alla kommandon under alla flikar i Excel.

När du trycker Alt så visualiseras bokstäver vid flikarna som leder dig till önskat menyflikskommando. För fliken Arkiv är det A och infoga är det N.

Du trycker sedan bokstavskombinationerna sekventiellt, dvs inte samtidigt som Ctrl-kortkommandon.

Två Exempel:

Låsa översta raden i ett kalkylblad: Alt, Ö, Ä, R

Klistra in special som värde: Alt, W, V, V

Värt att notera är att vilka bokstäver som visas skiljer sig åt från vilket språk man använder.

Det kan kanske kännas lite bökigt inledningsvis, men efter ett tag vänjer man sig och då kan det gå riktigt snabbt att arbeta i Excel.

Om du dessutom lägger kommandon du använder ofta till verktygsfältet snabbåtkomst så blir det ännu bättre. Jag har till exempel lagt Zooma in markering som ett av kommandona i verktygsfältet snabbåtkomst. Man gör det genom att högerklicka på kommandot och välja ”Lägg till i verktygsfältet snabbåtkomst”.

Så mitt kortkommando för att zooma in markering är nu Alt, 4.

Så… Det var min lista över de tjugo bästa eller viktigaste kortkommandona som finns i Excel.

Finns det något kortkommando som du skulle vilja lägga in på din top-tjugo-lista. Lägg in en kommentar och bidra till ett mer Excellent samhälle!

Här kan du ladda ner en pdf med alla dessa kortkommandon. Skriv ut och använd som en fusklapp tills de börjar sitta….

Klicka gärna på Gilla och prenumerera på min kanal så gör ni det lättare för mig att producera mer material om Excel.

För en fullständig och aktuell lista över samtliga kortkommandon som finns för Excel se nedanstående supportsidor från Microsoft (googla rubriken om länken slutat fungera):

Kortkommandon i Excel för Windows

Kortkommandon i Excel för Mac

Och här är filmen (kanske bättre än boken…):

Dagens boktips. En riktigt bra heltäckande Excelbok men som också har en massa tips och tricks är Excel 2016 in Depth skriven av Bill ”MrExcel” Jelen. Den ligger just på mitt skrivbord.