Hur man kan använda ChatGPT för att lösa Excel-problem på svenska

Förenkla vardagen med AI och Excel

I en värld som ständigt digitaliseras blir smarta verktyg allt viktigare för att hantera komplexa utmaningar. Microsoft Excel, med sina kraftfulla funktioner, står ofta i centrum för detta arbete. Men även de mest erfarna användarna kan stöta på problem som kräver mer tid och expertis än de har tillgängligt.

Här träder ChatGPT och liknande AI-verktyg in i bilden. De kan revolutionera ditt arbete med Excel genom att:

• Automatisera repetitiva uppgifter: Frigör tid och energi för mer kreativa och strategiska insatser.
• Hitta lösningar på komplexa problem: Få hjälp med avancerade beräkningar, dataanalys och problemlösning.
• Få bättre insikter: Upptäck dolda mönster och trender i din data som kan ge dig en konkurrensfördel.

I den hör artikeln och medföljande film så tänkte jag utforska gränssnittet mellan mänsklig kreativitet och artificiell intelligens. Ett problem med ChatGPT är t.ex. att den kan ha svårt att hantera avancerade Excel-problem på svenska. Här kommer jag visa hur dessa problem kan uppstå och hur man kan undvika dem.. Du kommer att lära dig hur du kan använda ChatGPT för att:

• Formulera effektiva frågor till AI:n: Få relevanta och användbara svar genom att ställa tydliga och precisa frågor.
• Tolka AI:ns svar: Analysera resultatet och avgör hur du kan använda det i ditt arbete.
• Undvika fallgropar: Var medveten om begränsningar och risker för att undvika felaktiga resultat.

Problem: Att automatiskt beräkna nästkommande måndag i Excel

Många Excel-användare har stött på problemet att automatiskt beräkna datumet för ett framtida datum, t.ex. nästkommande måndag baserat på ett specifikt ingångsdatum. Denna guide belyser problemet och presenterar en lösning med hjälp av AI-modellen ChatGPT.

Exempel:

En prenumerant frågade: ”Hur kan man, med utgångspunkt i ett specifikt datum i en Excel-cell, automatiskt beräkna vilket datum den nästkommande måndagen infaller på?”

Varför är detta relevant?

Att beräkna datum är avgörande i många situationer, både för privat bruk och i professionella sammanhang. Att automatisera processen sparar tid och undviker misstag.

Utmaningen:

Att hitta en flexibel och tillförlitlig kombination av funktioner som identifiera datumet för nästa måndag, oavsett startdatum.

Att formulera effektiva frågor till ChatGPT: En guide

För att få ut det mesta av ChatGPT och andra avancerade AI-modeller krävs en välformulerad fråga. Denna guide ger dig konkreta tips för att skapa tydliga och effektiva ”prompts” som leder till användbara och korrekta svar.

Tänk dock på att hur man skriver frågor (promtar) är mer konst än vetenskap och man behöver pröva sig fram. Så se nedanstående som inspiration snarare än absoluta regler man alltid måste följa.

1. Var tydlig och koncis:

• Börja med en kort och tydlig definition av problemet du vill lösa.
• Använd enkelt språk och undvik onödiga detaljer.
• Exempel: ”Jag behöver beräkna datumet för nästkommande måndag i Excel baserat på ett specifikt ingångsdatum.”

2. Inkludera relevanta detaljer:

• Ge AI:n all information den behöver för att förstå problemet och ge en korrekt lösning.
  • Specificera:
  • Excel-version
  • Språkversion (kan påverka funktionsnamn)
  • Datumformat
• Exempel: ”Jag använder Office 365 och datumet är i formatet ÅÅÅÅ-MM-DD.”

3. Formulera som en öppen fråga:

• Uppmuntra till utförliga svar och djupare insikt.
• Undvik ja- eller nej-frågor.
• Exempel: ”Hur kan jag använda Excel för att automatiskt beräkna datumet för nästkommande måndag från ett givet datum?”

4. Ange önskat utfall:

• Specificera vilken typ av svar du söker.
• Exempel:
  • Formel
  • Skript
  • Makron

5. Ge exempel:

• Förtydliga problemet med konkreta exempel.
• Beskriv datastruktur och format.
• Exempel: ”I cell A1 har jag datumet 2024-06-06 (en torsdag).”

Exempel på Promt:

”Jag använder Office 365 (svensk version) och behöver hjälp med att skapa en formel i Excel. För varje datum i cell A1 (format ÅÅÅÅ-MM-DD), hur kan jag beräkna och visa datumet för den nästkommande måndagen i cell B1? Jag är öppen för att använda inbyggda funktioner eller skript.

I cell A1 skriver jag in ett datum, t.ex. 2024-06-06 (en torsdag). I en annan cell vill jag ha en formel som visar vilket datum nästkommande måndag har. Vilken formel ska jag använda?”

I filmen anände jag först denna promt:

I cell A1 skriver jag in ett datum, t.ex. 2024-06-06 (en torsdag) i en annan cell vill jag ha en formel som visar vilket datum nästkommande måndag har. Vilken formel skall jag använda?

Ett problem med denna promt var att jag inte var tillräckligt tydlig med att ange att jag ville ha namnen på funktionerna på svenska samt att jag ville att argument i funktionerna skulle separeras med semikolon. I engelskt Excel används komma som seprator, medan man använder semikolon i svenskt Excel. Jag behövde därför komplettera min promt med följande följdfråga:

”Jag vill ha de svenska namnen på funktionerna och att argument i funktioner separeras med semikolon.”

Försök 1

Min första promt

I cell A1 skriver jag in ett datum, t.ex. 2024-06-06 (en torsdag) i en annan cell vill jag ha en formel som visar vilket datum nästkommande måndag har. Vilken formel skall jag använda?

gav följande svar:

=A1+MOD(8-WEEKDAY(A1,2),7)

Här är problemet att jag fick ett svar med engelska funktionsnamn och funktionerna separerade med komma. Lägger man in detta i ett svenskt Excel så får man ett fel (funktionen kan inte beräknas). I svenskt Excel kan man inte ange funktionernas engelska namn utan miste skriva dem på svenska.

Försök 2

Jag fick därför gå tillbaka till ChatGPT och skriva in följande följdfråga:

”Jag vill ha de svenska namnen på funktionerna och att argument i funktioner separeras med semikolon.”

Då fick jag följande svar:

=A1+MOD(8-VECKODAG(A1;2);7)

Men när jag klistrade in detta I Excel så blev det ändå ett #NAMN!-fel. Namnfel uppstår bland annat om man använder ett namn på en funktion som Excel inte känner igen.

Så trots att jag hade bett ChatGPT att skriva funktionerna på svenska så misslyckades den med att översätta MOD. Efter lite sökning så hittade jag korrekt översättning, MOD på svnska heter REST.

Så jag korrigerade funktionen till: =A1+REST(8-VECKODAG(A1;2);7) och då fungerade det.

Detta är en funktion som returnerar datumet för nästa måndag efter det datum som anges i cell A1. Om man t.ex. anger 2024-06-06 (en torsdag) i cell A1 så blir resultatet av funktionen 2024-06-10 (måndag).

En finess med denna funktion (och anledningen till att funktionen REST) används är att om det datum som anges i A1 redan är en måndag så kommer resultatet bli det datum som redan finns i A1 – den räknar då inte fram till nästa måndag i och med att det redan är måndag.

Om man vill ha en funktion som räknar fram oavsett datum så kan man använda någon av de som jag slistar nedan i försök 3 coh 4.

Försök 3 och 4

Ett avslutande tips är att man alltid ställer om frågan flera gånger. Kom dock ihåg att detta alltid måste göras i en ny chatt. Om du ställer frågan i samma chatt som ditt första svar så fortsätter GPT att utveckla detta svar. Men genom att skriva i ett nytt chatt-fönster så ger du GPT en möjlighet att pröva från början utan att färgas av sin tidigare chatthistorik.

Så i mina två efterföljande frågor fick jag två nya alternativa lösningar. Även dessa löser problemet – med skillnaden att de räknar upp till nästkommande måndag även om datumet i A1 redan är måndag. Men ibland vill man kanske ha det så:

Lösning 2: =A1 + 8 – VECKODAG(A1; 2)

Lösning 3: =A1+OM(VECKODAG(A1;2)=7;1;8-VECKODAG(A1;2))

En förklaring till vad =A1+MOD(8-VECKODAG(A1;2);7) gör

En stor fördel med att använda ChatGPT för att lösa excelproblem (förutom att man får en lösning på sitt problem) är att man kan föra en dialog med GPT och få en personligt anpassad instruktör. Du får både en lösning och en lektion i hur man skall göra.

I det aktuella fallet till exempel. Där gav mig ChatGPT följande lösning på en formel som automatiskt räknar ut datum för kommande måndag baserat på ett datum som finns i cell A1:

=A1+REST(8-VECKODAG(A1;2);7)

Vad gör då denna funktion. Varför ”REST” etc. Här gav ChatGPT följande förklaring:

”Här är en förklaring av formelns delar på svenska:

1. VECKODAG(A1;2): Funktionen VECKODAG returnerar veckodagen för det datum som anges i cell A1. Argumentet 2 innebär att veckodagarna räknas från måndag (1) till söndag (7).
2. 7-VECKODAG(A1;2): Beräknar antalet dagar kvar till nästa söndag från det angivna datumet.
3. +1: Genom att lägga till 1 flyttar vi från söndag till måndag.
4. MOD(7-VECKODAG(A1;2)+1;7): Användningen av MOD-funktionen här säkerställer att vi får ett resultat mellan 0 och 6, vilket representerar antalet dagar vi behöver lägga till det ursprungliga datumet för att nå nästa måndag. Om det angivna datumet redan är en måndag, blir resultatet 0, och inga extra dagar läggs till.
5. =A1+…: Till sist lägger vi till resultatet från MOD-funktionen till det ursprungliga datumet för att få fram datumet för den nästkommande måndagen.

Om du till exempel skriver in 2024-06-06 (en torsdag) i cell A1, kommer denna formel att räkna ut och visa datumet för den nästkommande måndagen, vilket är 2024-06-10.”

Är det något som du inte förstår kan du bara fortsätta konversationen med GPT och t.ex. skriva promten: ”Jag förstår inte steg 4 (MOD) kan du utveckla och förtydliga detta. SKriv en förklaring för någon som inte kan så mycket om matematik”.

Avslutande tips om att använda ChatGPT för att lösa Excel-problem på svenska

Ju mer du kan om ett ämne som du frågar om desto bättre promtar kan du ställa och desto lättare har du för att få bra svar. Om man inte kan något alls om Excel så skulle det t.ex. varit svårt att förstå hur man skulle använda den funktion man fick eller hur den skulle justeras.

ChatGPT är framförallt ett verktyg för att lösa problem snabbare och mer effektivt. Jag skulle t.ex. troligen kunnat lösa detta datumproblem själv, men det skulle ha tagit mig betydligt längre tid.

Det är något jag ser ofta själv i min roll på lärare på universitetet. Studenter som inte kan någonting om ett ämne, som inte har läst kurslitteraturen etc kan inte skriva bra texter om detta ämne med ChatGPT. Texten blir uppenbart översållat med märkliga formuleringar och konstigheter – något bara den som har en kunskap i ämnet skulle kunna se.

Samtidigt kan du använda ChatGPT för att lära dig. Ställ frågor och följdfrågor om det du bill ha hjälp med. ”Kan du föklara vad formel X gör” kan du läsa artikel Y och förklara den för mig på ett pedagogiskt sätt” etc.

Se min film: ChatGPT & Excel på svenska | Löser komplex datumfunktion steg för steg

I den här filmen visar jag hur jag läser det problem jag beskriver i denna artikel.

Hoppas kunna utveckla denna blogg mer till en fullständigare genomgång. Är det något du undrar om angående detta ämne eller något som du vill vta mer om: Ställ en kommentar i fältet nedan.

Notera att jag inte alltid har tid att lösa personliga excelproblem.

PS! Gillar du det jag gör och vill stötta min kanal kan du göra det via: https://www.buymeacoffee.com/andersexcel
Så länge som jag får suport kan jag fortsätta producera material fritt och gratis. Tack alla som stöttar!

Här är de populäraste AI-modellerna

Artificiell intelligens (AI) har gjort stora framsteg de senaste åren, och idag finns det en mängd olika AI-modeller förutom ChatGPT som kan hjälpa dig lösa Excelproblem och en massa annat. Jag använder främst ChatGPT och Gemini, ibland också CoPilot. Alla har sina styrkor och svagheter. Att ställa samma fråga till flera modeller och sedan be modellerna utvärdera svar från en annan modell är t.ex. ett knep man kan göra för att lösa riktigt komplicerade uppgifter.

Här är de populäraste AI-modellerna just nu med en kort förklaring

ChatGPT

ChatGPT är en stor språkmodell från OpenAI som är känd för sin förmåga att generera realistiska och kreativa texter. Den kan användas för en rad olika ändamål, bland annat för att skriva chattbottar, generera kreativa texter och översätta språk. ChatGPT är fortfarande under utveckling, men den har redan visat sig vara ett kraftfullt verktyg för en rad olika användningsområden: https://chat.openai.com/

Gemini

Gemini är en stor språkmodell från Google AI som fokuserar på faktabaserad information och förmågan att besvara frågor på ett informativt sätt. Den kan användas för att söka efter information, sammanfatta texter och svara på frågor på ett korrekt och relevant sätt. Gemini är fortfarande under utveckling, men den har redan visat sig vara ett värdefullt verktyg för att hitta information och lära sig nya saker: https://gemini.google.com/

Microsoft Bing Copilot

Microsoft Bing Copilot är en AI-modell som är integrerad i Microsoft Bing-sökmotorn. Den kan användas för att få hjälp med en rad olika uppgifter, bland annat att skriva e-post, skapa presentationer och översätta språk. Bing Copilot är fortfarande under utveckling, men den har redan visat sig vara ett användbart verktyg för att öka produktiviteten: https://www.bing.com/chat

Claude

Claude är en familj av stora språkmodeller som utvecklats av Anthropic. Den fokuserar på säkerhet och tillförlitlighet och kan användas för en rad olika uppgifter, bland annat att generera texter, översätta språk och svara på frågor. Claude är fortfarande under utveckling, men den har redan visat sig vara ett lovande verktyg för en rad olika användningsområden: https://claude.ai/

Ett sista lästips!

Är du intresserad av hur AI-modeller som ChatGPT:s påverkar den högre utbildningen kan jag tipsa om min artikel CHATGPT AND ITS EFFECTS ON HIGHER EDUCATION. Där diskuterar jag hur dessa kan vara ett verktyg för att förbättra undervisning och lärande, men också riskerar att minska studenters motivation och fokus. Den tar upp etiska överväganden kring användningen av AI i utbildningssyfte och hur ChatGPT skiljer sig från andra modeller genom sin träning och anpassningsbarhet. https://www.andersexcel.se/chatgpt/