Att räkna med datum i Excel

Att räkna med datum och tid kan vara lite besvärligt i Excel. Tänkte därför göra några blogginlägg om detta.

För att kunna räkna med datum och tid i Excel måste man först förstå en grundläggande egenskap med hur dessa hanteras i Excel, nämligen att datum och tid är formaterade serienummer. När man räknar med datum och tid måste man därför ofta både hantera själva beräkningen av värdena och formateringen av dessa. Jag börjar med datum och förklarar uppbyggnaden av dessa och går sedan vidare med tid (timmar och minuter) så blir det förhoppningsvis tydligare.

Datum är formaterade heltal, där siffran 1 motsvarar den första januari 1900, siffran 2 den andra januari 1900, 3 den tredje januari och så vidare. Du kan kontrollera detta om du skriver in talet ett i en cell, markerar den och sedan formaterar cellen till ett datumformat. Du gör detta enklast genom att högerklicka i cellen, välj Formatera celler, i bladfliken tal väljer du kategorin Datum och markerar det första datumformatet i listan till höger.

Vill du kontrollera vad dagens datum motsvarar för tal kan du gå från andra hållet. Skriv in dagens datum i en cell (använd formatet ÅÅÅÅ-MM-DD), högerklicka och formatera välj Formatera celler, välj kategorin Allmänt format. Vad du får för värde beror naturligtvis på vilket datum du skriver in, men om du till exempel skriver in 2012-12-24 så kommer du få värdet 41267. Julafton år 2012 inträffar med andra ord 41267 dagar efter den första januari 1900. Men med den här kunskapen så blir det kanske lite lättare att förstå grunderna i hur man räknar med datum. Vill du räkna ut avståndet i dagar mellan två datum så gör du bara en enkel formel där du tar det senare datumet minus det tidigare. I vissa versioner av Excel så presenteras resultatet av en formel med två datum med ett datumformat och du blir då tvungen att formatera om det som till ett tal för att få resultat et till att enkelt tal.

I senare inlägg skall jag avslöja att en del av det jag skrev inte alltid stämmer, eller inte alltid är helt korrekt, det finns både undantag och buggar… Jag lämnar er med denna cliff-hanger till nästa inlägg…